En muchas pequeñas y medianas empresas, los empleados asumen tareas adicionales que no corresponden a los requisitos de su puesto. Por ejemplo, el gerente de la oficina puede ser responsable de actualizar el sitio web de la empresa, mientras que otra persona está encargada de buscar nuevas soluciones de TI.
Pero en algún punto, las necesidades de la empresa serán demasiado para el tiempo y la capacidad del personal. ¿Cómo puede darse cuenta de que es hora de contratar ayuda de TI?
Algunos indicios comunes son: proyectos de alta prioridad; tareas de mantenimiento; una infraestructura engorrosa; fuga de cerebros. Si bien ninguno de estos factores aislados justifica la contratación de un recurso externo de TI, la combinación de varios de ellos es señal de una situación donde traer ayuda sería rentable.
1. Proyectos de alta prioridad
Cuando es hora de tener presencia en Internet, o se va a implementar una solución de e-commerce importante, tiene sentido contratar a un experto si no se cuenta con los conocimientos para encargarse de la tarea a nivel interno.
Para decidir si un proyecto requiere un recurso de TI externo, hágase estas preguntas:
• ¿El proyecto es importante? Si bien crear un sitio web sencillo es un proyecto de bajo impacto, diseñar e implementar un sistema de registros de clientes implica trabajar con datos de los más importantes que posee la empresa. Los errores pueden costar caro; ¿está en condiciones de asumir ese riesgo?
• ¿Tiene varios proyectos de TI que debe completar al mismo tiempo? Si tiene poco tiempo, considere contratar a alguien que se encargue de todos sus proyectos de TI por uno, tres o seis meses.
• ¿Se pierde con los detalles técnicos? En algún momento, todo será demasiado complicado. Busque la ayuda de expertos.
2. Tareas de mantenimiento
Calcule la cantidad de horas que usted y sus empleados se pasan realizando tareas de TI. Las más comunes son:
• Mantenimiento de servidores (aplicar y probar revisiones y actualizaciones, controlar la integridad del firewall y aplicar actualizaciones, realizar copias de respaldo, controlar medios, revisar registros de rendimiento).
• Instalaciones de software y hardware.
• Mantenimiento de estaciones de trabajo (limpiar discos duros, ejecutar herramientas de optimización, controlar que la protección antivirus esté actualizada).
• Si su red está conectada a Internet pero no tiene protección de firewall y solución antivirus actualizada de manera periódica, debería contratar a alguien con conocimientos básicos de seguridad de redes para que configure, controle y refuerce la seguridad todas las semanas.
• Mantenimiento de sitios web (arreglar enlaces, buscar imágenes, responder consultas de usuarios, hacer informes de uso).
Si alguien pasa más del 10% de su tiempo en esto, se justifica contratar a un empleado de TI a tiempo completo.
3. Infraestructura desactualizada
Una actualización importante de la infraestructura debería constar de las siguientes etapas:
• Análisis de requisitos: determine qué beneficios espera obtener con la actualización de la infraestructura.
• Búsqueda de solución: busque una solución que cumpla con los requisitos sin cargarlo de funciones innecesarias.
• Búsqueda de proveedor de producto: busque proveedores que ofrezcan el hardware y el software necesarios.
• Implementación: lleve a cabo la actualización afectando lo menos posible a los usuarios y sistemas actuales.
• Prueba: asegúrese de que el nuevo sistema funcione de manera óptima antes de reemplazar la infraestructura actual.
• Capacitación: capacite al personal para usar el sistema.
Las empresas de servicios tercerizados cuentan con un sistema probado para cubrir todos estos aspectos; ellos conocen las preguntas clave que hay que hacer y lo pueden ayudar con las tareas y las investigaciones que insumen tanto tiempo. Muchas también incluyen capacitación integral para el nuevo sistema dentro del costo del proyecto.
4. Fuga de cerebros
Hasta el proyecto de TI más sencillo exige bastante investigación. Si se encuentra dedicando noches o fines de semana a aprender lo básico sobre TI, debería pensar en llevar a alguien que ya sepa cómo satisfacer las necesidades de TI de su empresa.
No se complique la vida ni se arriesgue a cometer errores costosos. Busque ayuda a tiempo y vea crecer a su empresa.
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